24.10.2021
Правильная организация и хранение документов дома

Правильная организация и хранение документов дома: каждой бумажке свое место

 

«Для чего организовывать документы дома?», – спросите вы. Лежат они и лежат. А нужно это для того, чтобы сил, времени и нервов на поиск нужных бумаг затрачивалось минимум.

Кроме того, это убережет важные документы от посягательств юных художников и поможет расхламить открытые полки. Согласитесь, весьма приятные бонусы от однажды проведенной систематизации.

Оцениваем объем работы по организации и хранению документов

Для начала собираем все имеющиеся дома документы. Затем разделяем их на 2 группы: действующие и просроченные.

Сортируем документы

Действующие документы

Действующие документы следует организовать по следующим категориям:

  • Те, которые хранятся постоянно и периодически требуются (паспорт, СНИЛС, ИНН).
  • Те, которые хранятся бессрочно (документы на имущество).
  • Документы, имеющие определенные сроки хранения (квитанции об оплате, обычно хранятся 3 года).
  • Документы на транспорт (хранятся, пока не продали автомобиль).
  • Документы на покупки (талоны, чеки) хранятся до дальнейшей перепродажи или до окончания срока действия гарантии.
  • Документы на детей (свидетельство о рождении, СНИЛС, документы о регистрации и др.).

На этом этапе нелишним будет сделать по копии самых важных документов и сложить их в одну папку. Оригиналы можно отсортировать по наиболее удобному признаку или, например, по членам семьи.

 

Полезно знать! А вы знаете, что некоторые магазины используют такую хитрость, как печать чеков на бумаге, которая за пару месяцев выцветает, чтобы нельзя было воспользоваться гарантией? Поэтому обязательно делайте копии чеков и гарантийных талонов (особенно при дорогостоящих покупках).

Избавляемся от хлама (ненужных бумаг)

Чтобы очистить рабочий стол, скорее всего, нужно будет расстаться со следующими категориями бумаг:

  • визитки (нужные контакты можно сфотографировать и хранить в телефоне или на компьютере);
  • чеки и квитанции об оплате с оконченным сроком давности;
  • договоры аренды на квартиры, в которых вы раньше проживали (при наличии таковых);
  • старые письма, конверты, открытки. Если вы очень ими дорожите, то можно их также перевести в цифровой формат, сфотографировав и отправив на диск в компьютере. Либо хранить в специально отведенном месте в оригинальном виде.

На этом этапе также будет очень уместно удалить лишние документы из памяти компьютера.

Выбираем способ хранения документов

Способ хранения документов

Все способы хранения очень индивидуальны. Одним людям удобно использовать папки-портфели, другим систему цветных папок и стикеров для выделения категории документов. Кто-то использует полки с перегородками. Все зависит от площади квартиры и личных предпочтений.

Что касается места хранения, то лучше, если личные документы будут скрыты от посторонних глаз. Иногда для этого используются самые верхние или самые нижние полки или ящики. Если у вас есть маленькие дети, то лучше под документы отвести все же верхние полки.

На заметку! Документы не следует хранить в солнечных или влажных местах, на неутепленных балконах и на антресолях (если там тоже влажно).

Главное правило для хранения документов: как только у вас появился документ, сразу определить для него место!

   

Поделиться ссылкой:

2 комментария к «Правильная организация и хранение документов дома: каждой бумажке свое место»

  1. Юрий, правильная организация и хранение документов дома, я поняла, как это важно, пару лет назад. Когда в нашем многоквартирном доме случился пожар. Паника охватила буквально всех. Люди не знали за что хвататься, что в первую очередь брать с собой. За несколько минут мы схватили документы, кота и вышли сами. После, я осознала, что хорошо, что важные документы были сложены в одной папке.

    1. Лилия, благодарю за отзыв! Да, всё верно — личные документы и важные бумаги должны быть в одном месте и доступны в случае непредвиденных обстоятельств. Но лучше, чтобы таких ситуаций не возникало, а документы и бумаги пусть просто будут в порядке и аккуратно сложены.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Don`t copy text!