«Для чего организовывать документы дома?», – спросите вы. Лежат они и лежат. А нужно это для того, чтобы сил, времени и нервов на поиск нужных бумаг затрачивалось минимум.
Кроме того, это убережет важные документы от посягательств юных художников и поможет расхламить открытые полки. Согласитесь, весьма приятные бонусы от однажды проведенной систематизации.
Оцениваем объем работы по организации и хранению документов
Для начала собираем все имеющиеся дома документы. Затем разделяем их на 2 группы: действующие и просроченные.
Сортируем документы
Действующие документы следует организовать по следующим категориям:
- Те, которые хранятся постоянно и периодически требуются (паспорт, СНИЛС, ИНН).
- Те, которые хранятся бессрочно (документы на имущество).
- Документы, имеющие определенные сроки хранения (квитанции об оплате, обычно хранятся 3 года).
- Документы на транспорт (хранятся, пока не продали автомобиль).
- Документы на покупки (талоны, чеки) хранятся до дальнейшей перепродажи или до окончания срока действия гарантии.
- Документы на детей (свидетельство о рождении, СНИЛС, документы о регистрации и др.).
На этом этапе нелишним будет сделать по копии самых важных документов и сложить их в одну папку. Оригиналы можно отсортировать по наиболее удобному признаку или, например, по членам семьи.
Полезно знать! А вы знаете, что некоторые магазины используют такую хитрость, как печать чеков на бумаге, которая за пару месяцев выцветает, чтобы нельзя было воспользоваться гарантией? Поэтому обязательно делайте копии чеков и гарантийных талонов (особенно при дорогостоящих покупках).
Избавляемся от хлама (ненужных бумаг)
Чтобы очистить рабочий стол, скорее всего, нужно будет расстаться со следующими категориями бумаг:
- визитки (нужные контакты можно сфотографировать и хранить в телефоне или на компьютере);
- чеки и квитанции об оплате с оконченным сроком давности;
- договоры аренды на квартиры, в которых вы раньше проживали (при наличии таковых);
- старые письма, конверты, открытки. Если вы очень ими дорожите, то можно их также перевести в цифровой формат, сфотографировав и отправив на диск в компьютере. Либо хранить в специально отведенном месте в оригинальном виде.
На этом этапе также будет очень уместно удалить лишние документы из памяти компьютера.
Выбираем способ хранения документов
Все способы хранения очень индивидуальны. Одним людям удобно использовать папки-портфели, другим систему цветных папок и стикеров для выделения категории документов. Кто-то использует полки с перегородками. Все зависит от площади квартиры и личных предпочтений.
Что касается места хранения, то лучше, если личные документы будут скрыты от посторонних глаз. Иногда для этого используются самые верхние или самые нижние полки или ящики. Если у вас есть маленькие дети, то лучше под документы отвести все же верхние полки.
На заметку! Документы не следует хранить в солнечных или влажных местах, на неутепленных балконах и на антресолях (если там тоже влажно).
Главное правило для хранения документов: как только у вас появился документ, сразу определить для него место!
Юрий, правильная организация и хранение документов дома, я поняла, как это важно, пару лет назад. Когда в нашем многоквартирном доме случился пожар. Паника охватила буквально всех. Люди не знали за что хвататься, что в первую очередь брать с собой. За несколько минут мы схватили документы, кота и вышли сами. После, я осознала, что хорошо, что важные документы были сложены в одной папке.
Лилия, благодарю за отзыв! Да, всё верно — личные документы и важные бумаги должны быть в одном месте и доступны в случае непредвиденных обстоятельств. Но лучше, чтобы таких ситуаций не возникало, а документы и бумаги пусть просто будут в порядке и аккуратно сложены.